Pustili jste se do podnikání? Je pro vás všechno nové a chcete mít jasno v tom, jak je to s fakturováním? Připravili jsme si pro vás přehledné shrnutí všeho důležitého. Zjistíte, v jakých případech máte povinnost faktury vystavovat, co musí faktura obsahovat i jak postupovat, pokud vám zákazníci fakturu neproplatí.

Kdo může vystavovat faktury?

V České republice může fakturu vystavit v podstatě každý, ať už je podnikatel, firma, nezisková organizace nebo soukromá osoba v případě příležitostného příjmu. Zákon totiž striktně nepředepisuje, kdo fakturu může vystavit, pokud splňuje veškeré náležitosti. K vystavování faktury tedy nemusíte mít ani IČO, ani nemusíte být plátcem DPH.

Kdo má povinnost vystavovat faktury?

Povinnost vystavit fakturu mají především podnikatelé, tedy živnostníci, OSVČ a firmy v případě, že prodávají zboží nebo služby a jejich odběratelem je jiný podnikatel nebo organizace.

Pokud je podnikatel plátcem DPH, musí fakturu vystavit jako daňový doklad ve stanovené lhůtě, jinak mu hrozí sankce. Neplátci DPH fakturu vystavují jako účetní doklad.

Faktura je klíčovým dokumentem v obchodních vztazích

V jakých případech fakturu vystavovat nemusíte, když podnikáte?

Ne všichni podnikatelé mají automaticky povinnost vystavovat faktury. Pokud zboží nebo služby prodáváte běžnému zákazníkovi, který není podnikatelem, faktura není ze zákona povinná. Stačí vydat pouze účetní doklad o zaplacení (např. účtenku), pokud zákazník o fakturu nepožádá.

Klasickou fakturu můžete nahradit zjednodušeným daňovým dokladem v případě menších částek, konkrétně pokud celková cena plnění nepřesáhne 10 000 Kč. V neposlední řadě se můžete také s druhou stranou dohodnout, že místo faktury použijete jiný účetní doklad, pokud to zákon v souvislosti s danou transakcí umožňuje.

Co musí faktura obsahovat?

K povinným náležitostem faktury u neplátců DPH patří:

• Označení dokladu,
• datum vystavení faktury,
• číslo faktury,
• identifikace dodavatele (vaše jméno/firma, adresa, IČ),
• identifikace odběratele (jméno/firma, adresa, případně IČ zákazníka),
• popis plnění (co fakturujete a v jakém rozsahu),
• cena za plnění (bez DPH),
• celková částka k úhradě.

Tyto údaje zajišťují, že je faktura účetním dokladem podle zákona o účetnictví.

Faktura pro plátce DPH musí navíc obsahovat také:

• DIČ dodavatele, případně i odběratele, pokud je také plátcem DPH,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud se liší od data vystavení,
• základ daně, sazba DPH a částka DPH.

Tyto údaje pro plátce DPH jsou vyžadované zákonem o DPH, jinak by faktura nemohla sloužit k uplatnění odpočtu DPH.

Je na faktuře nutný podpis?

Zákon o účetnictví ani zákon o DPH nevyžaduje, abyste fakturu opatřili podpisem nebo razítkem. Tištěná i elektronická faktura je tedy právně platná i bez podpisu a razítka, pokud splňuje všechny náležitosti.

Jak vystavit fakturu krok za krokem

Faktura nemá zákonem stanovenou formu. Pokud obsahuje všechny výše uvedené náležitosti, je jen na vás, jak bude vypadat. Faktura může být jak papírová, tak i elektronická. Vytvořit ji můžete například ve Wordu nebo v Excelu, případně ji napsat ručně. Faktura jen musí být čitelná a údaje úplné a pravdivé.

TIP: Vystavování faktur si můžete usnadnit tím, že si stáhnete vzor faktury pro plátce DPH nebo vzor faktury pro neplátce DPH, do kterého stačí doplnit údaje.

Jak už jsme zmínili výše, povinným údajem faktury je číslo faktury. Pořadové číslo faktury musí být unikátní a postupné. Zákonem není daný žádný formát, ale musí se jednat o číselnou řadu (např. 2026-001, 2026-002, 2026-003). Žádná čísla nepřeskakujte, ani je zpětně neměňte, musí být chronologicky podle vystavení.

Tipy na fakturační nástroje

Nejjednodušším způsobem, jak faktury vystavit, zejména pokud jich každý měsíc vystavujete více, je fakturační systém, který šetří čas a zlepšuje přehled. K nejpoužívanějším fakturačním nástrojům v ČR patří iDoklad, Fakturoid, Vyfakturuj.cz, SuperFaktura.cz a mPohoda.

Faktura nemá předepsanou formu, ale musí obsahovat všechny povinné náležitosti

Jak dlouho je třeba faktury archivovat?

Pokud nejste plátci DPH a nevedete účetnictví, musíte faktury jako účetní doklady uchovávat minimálně 5 let od konce účetního období, ve kterém byly vystaveny. V případě, že jste plátci DPH, faktury (daňové doklady) musíte archivovat minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění.

Za neuchování dokladů po zákonem stanovenou dobu hrozí pokuta od finančního úřadu.

Jaké jsou nejčastější chyby při fakturaci a jak se jim vyhnout?

K nejčastějším chybám podnikatelů při vystavování faktur patří:

• Špatné nebo nekonzistentní číslování faktur – Faktury musí mít unikátní a chronologicky postupné číslování bez mezer nebo duplicit.
• Chybějící nebo nepřesné údaje – Při vystavování faktury se vždy ujistěte, že obsahuje všechny náležitosti. Bez nich může být faktura považovaná za neúplný daňový/účetní doklad.
• Chyby v popisu plnění – Popis plnění by měl jasně popsat, co bylo dodáno, v jakém množství a za jakou cenu.
• Nesprávná DPH – Mnoho chyb vzniká při špatném uplatnění sazby DPH, neuvedení DIČ u plátce DPH nebo chybném datu uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP).
• Použití nevhodného typu dokladu – Dejte si také pozor na to, abyste použili správný typ dokladu. Chybuje se například v tom, že podnikatelé místo řádné faktury použijí zálohovou fakturu nebo proforma fakturu bez toho, aby následně vystavili řádnou fakturu.

Co dělat, když vám zákazník nezaplatí fakturu?

Pokud zákazník fakturu neproplatí v termínu, zašlete mu přátelskou upomínku e-mailem nebo zavolejte. Často se stává, že klient jednoduše zapomene. Pokud první upomínka nepomůže, po několika dnech můžete poslat druhou, důraznější upomínku. V praxi se často používají dvě až tři upomínky, než přistoupíte k dalším krokům.

Pokud klient ani přes upomínky nezaplatí, můžete mu zaslat formální předžalobní výzvu, kterou je ideální poslat doporučeně nebo přes datovou schránku, aby bylo jasné, že dorazila. V případě, že klient ani po zaslání výzvy fakturu nezaplatí, můžete podat žalobu u soudu.

Specifické situace při fakturaci

Při fakturování se můžete setkat s následujícím:

Zálohová a proforma faktura

Tento typ faktury slouží pouze jako nabídka nebo žádost o platbu před tím, než dojde k dodání zboží či služeb. Nejedná se daňový/účetní doklad.

Faktura do zahraničí

Při fakturování pro zahraničního klienta se vystavuje klasická faktura doplněná o bankovní údaje (např. IBAN/SWIFT), měnu a kurz, aby byla platná pro zahraniční platby.

Faktura v eurech nebo jiné měně

Fakturu je možné vystavit nejen v českých korunách, ale také v eurech nebo jiné měně. Při fakturování v cizí měně by měl být na faktuře uveden i kurz pro přepočet do českých korun.

Přenesená daňová povinnost

Přenesená daňová povinnost (reverse charge) je režim DPH, kdy místo dodavatele zaplatí a přizná daň z přidané hodnoty odběratel (kupující), takže na faktuře dodavatel neúčtuje DPH a uvede, že daň odvede zákazník.

Opravný daňový doklad

Opravný daňový doklad, který v ČR vystavují jen plátci DPH, je dokument, který opravuje původní fakturu tím, že sníží, případně zvýší původní základ daně a částku DPH.

Fakturování je jednodušší, než by se mohlo na první pohled zdát. Vystavování faktur vám výrazně usnadní vzory faktur zdarma ke stažení a fakturační systémy.